某集团企业信息化建设

某集团成立于1995年,主要生产硅胶系列产品,是典型的制造业企业。公司坚持创新每一天,领先每一步的核心理念,通过十几年的发展,取得了令人瞩目的成绩,现已成为同行业中的龙 ...

  某集团成立于1995年,主要生产硅胶系列产品,是典型的制造业企业。公司坚持“创新每一天,领先每一步”的核心理念,通过十几年的发展,取得了令人瞩目的成绩,现已成为同行业中的龙头企业。随着企业的不断壮大,以及市场竞争的日趋激烈,发展过程中所面临的瓶颈问题也越来越多,企业高层仅凭主观判断和经验决策,无疑会给企业的发展带来巨大的风险。为此,我们必须迅速变革和创新,寻求一种新的管理模式,通过先进的管理工具和有效的管理方法解决存在的一些瓶颈问题。
 
  信息化的管理手段,一直以来都是企业非常重视的工程。几年来,公司一直坚持走信息化发展之路,公司相信,只有依托现代化的信息技术,才能从本质上提高企业管理水平和竞争能力,增强企业核心竞争力,以“信息化”带动“工业化”,是企业发展的必由之路。在此,将企业发展过程中信息化的建设情况做一下介绍,希望能对其它企业的信息化建设有所帮助,对一些还没有或者即将进行的企业,起到有效的借鉴作用。
 
  一、信息化基础建设
 
  信息化建设主要包含两大方面,一方面是硬件,一方面是软件。这两方面资源的整合,加上有效的管理机制,企业的信息化平台就建立起来了。硬件环境建设是一个基础,是信息化建设的一个开始,一个必需,它包括电脑、网络、存储、打印等许多设备的建立连接,根据企业需求,前期需要大量的投入。公司现在办公人员人手一机,建立了内部局域网,办公区与分厂之间全部互联,引进光纤,大大提高了Inter网的带宽和浏览速度,保证了资源共享和文件传输的便利条件,为以后软件建设提供了基础和保障。
 
  另一方面,网络资源也要充分的拓展和有效利用。美高集团在建厂初期就建立了自己的网站,拥有了企业邮箱,并注册了某顶级行业域名,成为当时青岛地区为数不多的网络企业用户之一,依托这个平台,与世界各地以及海外客户建立了贸易合作关系,为企业迅速拓展市场,实现跨越式发展提供了便利条件。随着信息技术的飞速发展,企业网站在原来的基础上进行了全面改版,在后台数据库的支持下建立了动态网站系统,提供了灵活的站内内容搜索机制和流畅的信息发布通道,除了原有以新闻为主的信息发布外,还建立了公告、售后服务、论谈等栏目的动态发布机制。定期更新网站内容,并每年在Google、 Yahoo、Baidu等搜索引擎和商业平台上做了多语言的宣传推广,提高企业知名度,让客户能够快速地找到我们,了解我们,联系我们,为拓展市场,挖掘潜在客户提供了强有力的网络资源和途径。
 
  另外,在建设基础设施的同时,配套安装了2台大型的专业服务器,专门用于项目的运作与数据备份,安装了网络防火墙与杀毒软件,配置了大型UPS电源,可延长服务器20个小时的运转时间,为信息化建设提供了良好的软、硬件运行环境,极大地提高了系统与项目运行的安全性与可靠性。
 
  二、信息化软件系统实施
 
  信息化建设的重中之重是企业软件的实施与管理,如何选择并建立一套适合自己企业发展需求的软件管理系统,我们企业也在不断的寻求和探索当中。信息化管理软件非常多样化,大小不一,针对行业的应用也不一样,目前来说最典型的就是企业资源规划,就是我们通常所说的ERP系统。ERP系统是在MRPⅡ(制造资源计划)的基础上发展起来的集成化信息管理系统,它代表了制造企业在信息时代管理革命的发展趋势。其基本思想就是将企业的业务流程看作是一条供应商、企业本身、分销网络以及客户等各个环节紧密联接的供应链,企业内部又划分成几个相互协同作业的支持子系统,如财务、市场营销、生产制造、质量控制、服务维护、工程技术等。在ERP的管理理念里企业同供应商、销售代理和客户的关系已不再是简单的业务往来关系,而是利益共享的合作伙伴关系。
 
  ERP系统引入企业,通过该系统带动企业革新管理理念,形成以客户为中心的供应链管理模式,对于现代大中型企业来说,适应信息时代管理革命的变革。
 
  ERP系统的在企业的实施成功率还是比较低的,为何实施效果不尽人意呢?在实施的过程中,总结原因主要有以下几点:
 
  1、对信息系统建设存在观念的误区
 
  对信息化的认识不足,大多还停留在表面上,思想观念落后。目前,主要存在四种错误倾向:一是“简单化”。认为信息化就是上马信息系统项目,完全是技术上的事情。二是“神秘化”。认为信息化太高深,需大量专业知识,自己没有能力从事。三是“模式化”。认为信息化是解决企业管理的“灵丹妙药”,只是购买已有成熟的软件应用,忽视基于信息的增值应用。四是“短视化”。认为信息化成本太高,没有必要,现在开展还为时过早。与此同时,大多数企业高层领导对信息化的正确理解和重视程度不够,对员工进行信息化方面的培训、培养企业自己的信息化人才的力度也不够。
 
  2、信息化建设缺乏科学的战略规划方法
 
  企业必须根据内外部条件和企业战略,慎重实施信息化建设。如果没有从企业战略和商业利益的角度充分考虑信息技术的使用对企业组织结构、业务流程、企业文化等方面的影响去制定行之有效的实施步骤,而是盲目投资于最先进的软硬件,造成的后果或是信息技术只是在局部环节处理上能提高效率,或是形成设备的闲置和投资的浪费。
 
  3、企业信息化投入资金偏低,并且重硬轻软
 
  很多企业对硬件的投资占到整个信息化投资80%以上,而配套软件投入相对滞后。这种“重硬轻软”的做法不仅占用了大量流动资金,也使硬件设备收益/投入比偏小。有些由于前期论证不足,建立了信息系统之后缺乏科学合理的应用,造成投资浪费。
 
  4、总体信息技术应用水平偏低
 
  目前,只有少数企业实现了基础性管理系统,绝大多数企业的信息化水平还停留在文字处理、财务管理等办公自动化及简单信息管理阶段,局域网的应用也主要停留在简单信息传递层面上,生产控制方面的应用很少。信息孤岛现象严重,资源不能共享,信息化建设的综合优势无法发挥。企业信息化工程建设“咨询-监理-评价体系”机制没有形成,造成有的企业信息化工程盲目上马,工程质量无法保证。
 
  5、信息化意识和有关技术人才缺乏
 
  人才是企业发展的基础,开展信息化,需要既懂得商务管理又懂得信息技术的复合型人才。大多数中小企业因资金、制度、管理等方面的原因,对人才缺乏吸引力,员工素质普遍较差。并且多数企业领导者对信息知识也知之甚少,对信息化重视不足。尽管目前我国很多企业都不同程度上开展了信息化建设,但他们并非全都对什么是企业信息化、如何实施信息化有透彻的了解。此外,中小企业很难找到一批既懂信息技术又懂企业管理的复合型人才,这直接影响中小型企业信息化进程。
 
  6、概念模糊
 
  很多企业对ERP认识模糊,混淆了“ERP软件”和“ERP系统”的概念。认为只要投入资金购置计算机硬件和某种ERP软件,就可以解决企业现有管理问题。其实ERP首先是一种管理思想和方法,其次才是一种应用软件。
 
  7、企业管理机制和市场环境不完善
 
  很多企业还习惯传统计划经济管理方式,市场意识不强,而ERP是市场经济条件下的产物,若不克服二者根本差异,ERP的实施就难以进行。
 
  8、对自身的需求缺乏深入的研究
 
  ERP的实施是一项复杂的工程,如何实施必须对企业内部的需求进行周密细致的研究论证,可行性分析。
 
  9、基础建设不完善
 
  许多企业普遍存在技术设备落后,计算机基础薄弱,企业人员对最新的管理思想和技术知识理解不够,懂管理者缺乏信息技术知识,而信息技术人员缺乏管理经验等问题。
 
  中小企业实施ERP阻力很大却又很有必要。那么中小型企业在现有条件下应当如何实施ERP系统呢?集团在发展企业的同时,运用现代化企业管理理念,建立健全企业管理制度和企业运行管理机制,完备基础设施,加强人员培训,采取适合企业经营环境的管理流程来摆脱企业管理现状,逐步向市场经济要求的现代管理模式转化。
 
  在实施ERP系统之前,我们通过详细的调查调研,借鉴同行业实施的成功案例,发现存在的管理问题有:产品规格多,物料存储形态多样,严格要求批次管理;工艺流程采用专用设备或装置,流程和能力都相对固定,工序间连续且能力匹配性不强,在最高和最低日产量间波动;成本核算分步结转,成本项目包括主要原料;外销按单生产的临时插单控制、成本核算;应收账款的控制、催收、考核等等。
 
  针对这些问题,公司决策层和管理部门进行了一个总体性的规划,最终确定建立以财务管理为中心,以产品技术数据为基础,实现业务流程中对成本及费用的预测、控制和反馈,并实现企业生产经营全过程物流、信息流及资金流的监控,使财务管理、销售管理、库存管理、采购管理、车间管理、计划管理、成本管理全面集成统一,构建一个具先进性、集成性、适应性、安全性和可扩展性的企业资源集成系统。要求整个系统满足企业核心管理的需求,近、远期投资兼顾,尽量降低投资成本,要求快速实施,迅速提高企业信息化管理水平。
 
  项目计划最终确定分成三大阶段。第一阶段:分模块独立实施。首先完成财务管理、基本供应链购销存管理以及财务与销售、采购、库存业务的基础集成应用。第二阶段:实现生产计划管理、车间管理、成本管理,并与财务、销售、采购、库存业务集成。第三阶段:供应链全过程的物流、资金流的全面控制与考核,支持管理者经营决策。
 
  随着ERP系统的逐步实施,系统在短期内就取得了显著的成效。系统可以实时按所需条件查询库存数量,为生产部门合理安排生产任务、仓库管理部门进行库存管理和控制提供详细而准确的资料;仓库账与财务账、财务账与客户账不一致的问题得到彻底的解决。贸易公司则运用销售系统现有的报表,对销售人员的工作业绩进行考核,对应收账款进行分析。
 
  三、体会和感受
 
  公司从管理目标着手,根据自身需求分步实施ERP系统,在实施的过程中,我们深刻感受到:ERP绝不是一蹴而就的一个计算机应用软件,而是一个至上而下,全员参与,循序渐进的系统性工程。鉴于中小企业在管理上的先天不足,一个ERP项目的成功导入,应当考虑以下几个方面:
 
  1.管理观念的转变
 
  ①ERP系统的实施不仅仅是一个IT项目,更是一个管理项目。在选择、实施系统时项目负责人不能只由技术部门的领导担任,高层管理人员,尤其是企业一把手必须亲自主持和参与系统实施。
 
  ②ERP系统带来的不仅仅是一套软件,更重要的是带来了整套新的管理思想。企业在准备上ERP系统之前,应充分认识到ERP系统的实施会不可避免地冲击企业原有的管理思想和管理模式、程序和方法,以及权责关系和体制结构等。只有深刻理解、消化吸收了新的管理思想并结合企业实际情况加以运用,实现企业管理的全面变革,才能充分发挥ERP系统带来的效益。
 
  不少企业在实施ERP系统时,并没有意识到实施ERP系统必须同时实现企业管理的改革,只是要求系统模拟企业目前的运行状况,仅是原管理方式的计算机化,这是导致ERP系统应用不成功的一个重要原因。因此,企业在实施ERP系统时,必须同时推进管理观念的转变。从某种意义上来说,这是企业成功实施ERP系统最为关键的因素。
 
  2.明确企业自身需求和实施重点
 
  很多企业实施ERP系统成功率不高的一个重要原因就是在前期没有明确自己的需求和实施重点,许多企业对ERP系统期望过高,以为ERP系统是"万灵药",可以解决企业存在的一切问题。从而在决定建立ERP系统前,没有对本企业进行需求分析,不清楚企业应当如何通过ERP系统来解决这些问题及企业在管理方面想要达到的目标。最后很多企业实施的ERP项目只是企业现有管理模式的计算机翻版就是由于实施前的需求和重点不明所造成的。
 
  因此在实施系统前,应该重点考虑以下方面:①考虑企业今后长远发展目标,同时找出近期企业最迫切需要解决的问题。对企业可以通过ERP系统解决的问题,也应当根据企业的具体情况,根据企业的近期需求和远景目标分阶段分步骤实施。同时确定ERP项目每阶段结束的标准和项目评价指标体系作为参考和修正的依据,确保每一步骤都实施到位。②分析企业现有工作流程,弄清在哪些方面未能实现快速响应市场的需求,哪些方面与企业的总体目标不符,需要进行怎样的调整和改革。③在考虑ERP软件的具体功能时,要分析企业的生产环境和生产类型,企业的组织形式对软件的要求,企业特点对软件功能的特殊要求。④分析企业现有基础建设是否完善。众多中小型企业普遍存在技术设备落后,计算机基础薄弱,企业人员素质不能适应ERP软件等。而这些问题都应该在实施前得到合理的解决。
 
  3.企业业务流程重组
 
  ERP系统的信息实现了最小冗余和最大共享,传统需要几步或几个部门完成的工作,在ERP中利用统一的数据库和集成的信息系统可能一次就可以完成。因此,要想使ERP系统在企业成功应用,就必须对企业业务流程进行重新设计和优化,去除冗余和无效的工作环节,从而确保企业有一个科学、规范的业务流程和管理基础,并在此基础上对企业组织机构进行相应的调整,实现扁平化管理,提高管理效率和对客户的快速反应能力。
 
  许多企业在实施ERP系统时,对实行业务流程重组缺乏清醒的认识,只是要求ERP系统的功能适应原有手工业务处理流程与工作方式,而不去对原有的管理模式、管理方法、业务流程和组织机构等方面进行改造和调整,结果造成企业想通过实施ERP系统来提高管理水平和整体素质的目的难以达到。
 
  而业务流程重组必然会涉及到部门职能的重新划分、岗位职责的调整、权力利益的重新分配等方面的问题,而且新的管理方式对人员素质提出了更高的要求。如果企业不能妥善处理这些问题,都会给企业带来不稳定因素,这正是ERP系统成功实施的难点。
 
  一个成功的ERP系统实施,除了以上提及对策,同时还包括其他要点。譬如说实施前专业管理咨询公司的整体方案设计,实施过程投资预算和资金分配,系统运行后的维护和扩展等都是决定一个项目是否成功的关键要素。
 
  ERP系统是一个因需制宜的项目,企业的信息化建设是一个循序渐进、不断完善的系统工程,推进信息化建设必须遵循"整体规划,分步实施,效益驱动,重点突破"的原则,做到统筹安排,分类指导,分层推进,分步实施,协调发展,才能取得期望的成效。
 
  四、目标
 
  信息化建设对企业来说,并不是一蹴而就的,它是一个长期的过程,尽管我们做了很多的工作,但离我们的目标相距还很远,需要我们不断的去探索,去实践,从中找出适合企业发展的新思路,新方法,使信息化建设真正融入到企业管理中,发挥出有效的作用,通过构筑企业信息化平台,实现整个企业的资源共享,进一步规范企业的基础管理和运作方式,使企业建立更加科学的管理体系和快速反应的经营机制,帮助企业快速、稳步的发展。